Multitasking Darum solltet ihr nicht mehrere Sachen gleichzeitig machen

Published at: 12-9-2022

Immer alles erledigen und am besten alles gleichzeitig - wisst ihr, dass das zu Burnout und Depressionen führen kann? Obwohl das erwiesen ist, hat sich an den Ansprüchen im Job wenig geändert. Darauf solltet ihr achten.

Ein Mann sitzt am Schreibtisch vor dem Computer, hält in einer Hand eine Hantel in der andern ein Stück Kuchen. | Bild: picture alliance / Zoonar | Khosrow Rajab Kordi

Multitasking: Ein Begriff aus der Computerwelt

Das Wort Multitasking stammt ursprünglich aus der Informatik. Durch das Betriebssystem kann ein Computer viele verschiedene Aufgaben auf einmal lösen. Während wir beispielsweise einen Text schreiben, kann der PC im Hintergrund gleichzeitig Fotos herunterladen und Musik abspielen. Das menschliche Hirn funktioniert anders, es rechnet nicht, es selektiert.

Wir können zwar bestimmte Dinge gleichzeitig tun, zum Beispiel kochen und uns dabei per Video mit Freunden unterhalten. Ganz bei der Sache werden wir aber bei keiner der beiden Tätigkeiten sein. Denn das Hirn kann sich nur auf eine Aufgabe wirklich gut konzentrieren. Das belegt auch eine schwedische Studie, die 2016 im Fachmagazin "Frontiers in Human Neuroscience" erschienen ist.

Die Teilnehmer des Experiments mussten visuelle Aufgaben wie eine schriftliche Prüfung in ruhiger und in unruhiger Umgebung absolvieren. In dieser Zeit machten die Forscher Aufnahmen der Gehirne. Dabei stellten sie fest: Je komplexer die Aufgabe, desto schwächer fiel die Reaktion des Gehirns auf die Umgebungsgeräusche aus. Versuchen wir also ein Problem zu lösen, drücken wir die zwei anderen Aufgaben, die parallel anstehen, automatisch weg. Das kostet nicht nur Kraft. Es kann auch lebensgefährlich sein: Nicht umsonst ist Telefonieren beim Autofahren verboten.

Mit allen fünf Sinnen: Wie wir Informationen am besten abspeichern

Die Siluette eines weiblichen Kopfs, der voller post-it-Zettel voll ist.  | Bild: picture alliance / Zoonar | Firn

Es gibt eine mentale Belastungsgrenze - aber wo genau sie liegt, da sind sich die Forscher noch nicht einig.

"Um etwas Neues im Arbeitsgedächtnis abzuspeichern, muss ich mich dem bewusst zuwenden, am besten mit allen fünf Sinnen", erklärt Andrea Hufnagel von ASAM praevent, dem Institut für Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin und Prävention in München. Vom Arbeitsgedächtnis wandern die Informationen ins Langzeitgedächtnis. Dort versucht das Gehirn, sie zu verankern und dazu braucht es Anknüpfungspunkte. "Je mehr, desto besser", sagt die Arbeitspsychologin. "Wenn wir beispielsweise eine Bergtour mit einer Freundin machen und dabei unaufhörlich quatschen, werden wir den Weg im Zweifelsfall nicht noch mal gehen können", erklärt Andrea Hufnagel. "Weil ich bestimmte Abzweigungen nicht bemerkt, oder einen markanten Baum übersehen, die Steigung nicht erlebt habe, nichts von der Natur mitbekommen habe, und so weiter."

Ein ähnlicher Informationsverlust passiert auch in der Arbeit. Ein Pfleger, der während eines Patientengesprächs Daten in den Computer eingibt, wird nicht in der Lage sein, wichtige Details und Zwischentöne wahrzunehmen. Die sind aber notwendig, um die Arbeit gut zu machen. Das Gleiche gilt für Mitarbeiter- oder Kundengespräche. Dieser Informationsverlust erzeuge zusätzlichen Stress, sagt Andrea Hufnagel: "Wenn ich denke: Oh Gott, ich kann mir nicht mehr alles merken, jetzt habe ich das verpasst!" Dann entstehe das Gefühl, unseren Aufgaben nicht mehr gerecht zu werden.

Empirisch bewiesen: Multitasking mindert die Produktivität

Symbolbild: Eine Frau  | Bild: colourbox.com

Gerade Frauen geraten im Alltag schnell in den Multitasking Modus: zwischen Familie, Beruf und dem Versuch, auch noch Freundschaften zu pflegen.

Wer ständig zwischen mehreren Aufgaben hin und her jonglieren muss, leistet weniger und ist meistens unzufriedener mit der eigenen Arbeit. Das macht sich auch in der Wirtschaftsbilanz der Unternehmen bemerkbar. Zumindest größere Unternehmen versuchen deshalb verstärkt, an den negativen Arbeitsbedingungen etwas zu ändern.

Trotzdem hat das Multitasking in vielen Bereichen vor allem durch die Pandemie stark zugenommen. Allein das ständige Hin- und Herswitchen zwischen den digitalen Kommunikationskanälen ermüden das Gehirn. Denn es muss sich jedes Mal auf einen anderen Inhalt konzentrieren und das kostet Zeit und Energie. "Weil es technisch möglich ist, denken manche Menschen, sie könnten an zwei Videocalls gleichzeitig teilnehmen, aber das ist natürlich nur scheinbar so", erzählt Arbeitspsychologin Andrea Hufnagel. In Wirklichkeit sei es Zeit- und Energieverschwendung, denn niemand könne bewusst seine Aufmerksamkeit auf zwei Meetings gleichzeitig richten.

Wie sehr sich das Problem durch die Digitalisiserung der Arbeitswelt verschärft hat, zeigt eine Studie, die Microsoft 2021 unter seinen Mitarbeitern durchführte. Um einen Einblick zu bekommen, wie oft die Angestellten während der Videokonferenzen in den Multitasking-Modus fielen, untersuchte der Konzern die Protokolle der Aktivitäten von etwa 100.000 Mitarbeitern in den USA. Die Daten stammten aus dem Zeitraum zwischen Februar und Mai 2020, als Microsoft seine Belegschaft komplett auf Home-Office umstellte. Das Ergebnis: Während 30 Prozent der Videokonferenzen wurden Emails verschickt. Allerdings fanden bei kurzen Besprechungen von 20 Minuten deutlich weniger Multitasking statt, als bei Sitzungen, die länger als 80 Minuten dauerten.

Stressreport Deutschland: Jeder fünfte Arbeitnehmer leidet unter Multitasking

Infografik: Arbeitsintensität, Belastung und psychosomatische Beschwerden | Bild: BR

Der Stressreport Deutschland zeigt, wie viele Menschen an der Grenze ihrer Belastbarkeit arbeiten.

Termin- und Leistungsdruck und ständige Unterbrechungen: Laut dem 2019 erschienenen Stressreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAUA) fühlte sich jeder Dritte der knapp 18.000 Befragten davon belastet. Jeder Fünfte gab an, unter Multitasking zu leiden, und jeder Siebte sah sich an der Grenze seiner Leistungsfähigkeit. Während der Pandemie dürften die Werte weiter gestiegen sein.

Multitasking aufdecken: Was Arbeitgeber tun können

Eine Börsenmaklerin sitzt vor fünf Bildschirmen und behält die Kurse im Auge. | Bild: picture alliance / imageBROKER | Stefan Kiefer

Wer wie diese Börsenmaklerin über Stunden mehrere Bildschirme im Auge behalten muss, sollte unbedingt auf regelmäßig Pausen achten.

Ärzte, Pfleger, Menschen, die in der Logistikbrache arbeiten, Operation-Manager in Flugunternehmen, Mitarbeiter im IT-Support, Kita-Angestellte - in diesen Berufen kommen Arbeitnehmer kaum aus dem Multitasking-Modus raus. Die Gefahr, in eine Erschöpfung hineinzugeraten, bis hin zum Burnout, ist dementsprechend hoch. In vielen Fällen können die Arbeitgeber jedoch viel tun, um die Situation zu entschärfen.

"Zum Beispiel können Führungskräfte zusammen mit den Angestellten ermitteln, wie oft und woher Unterbrechungen und Störungen herkommen", erklärt Andrea Hufnagel. Dann könne man gemeinsam Ideen entwickeln, wie sich diese vermeiden lassen. "Man kann Servicezeiten festlegen, oder Räume einrichten, in die man sich zurückziehen kann, um in Ruhe zu arbeiten," sagt Andrea Hufnagel.

Manche Betriebe stellen bestimmte Spielregeln für die Kommunikation auf: Zeitlich begrenzte Sitzungen, eine effiziente Aufgabenteilung, bestimmte Slots, in denen Emails gecheckt werden, Absprachen, bis wann auf eine E-mail reagiert werden muss, ein Recht auf Nicht-Erreichbarkeit. Wichtig sei vor allem, auf die Belange der Mitarbeiter zu achten und konkrete Ziele formulieren. Was wollen wir erreichen? Was ist realistisch?

In Berufen, in denen man das Telefon nicht umleiten darf oder ständig online sein muss, sollte man verstärkt auf Pausen achten. Gibt es genug Möglichkeiten welche einzulegen? Und wie werden diese Pausen genutzt? Auch darüber sollten Angestellte aufgeklärt werden. Wer beim Mittagessen pausenlos auf das Handy starrt, hat wenig Möglichkeit, neue Kraft zu schöpfen.

Erste Schritte: Wie ihr Multitasking begrenzen könnt

  • Prüfen, ob sich die eigene Arbeit besser organisieren lässt
  • Störungsfreie Zeiten einrichten: Telefon umleiten, Benachrichtigungsfunktion ausschalten
  • Ein Türschild anbringen: "Bitte nicht stören!"
  • Zwischendurch mal rausgehen und um den Block spazieren
  • Tätigkeiten finden, die man gerne macht und in die man sich vertiefen kann, wie beispielsweise Malen, Musikmachen, Sport treiben
  • Die eigenen Bedürfnisse kennenlernen, etwa durch einen Achtsamkeitskurs
  • Anforderungen an euch selbst herunterschrauben, den Druck rausnehmen

Was auf Dauer hilft: den eigenen Lebensstil ändern

Eine Frau sitzt auf einer Dachterrasse und übt im Sonnenuntergang Yoga. | Bild: picture alliance / Zoonar | Dasha Petrenko

Sich auf den Moment konzentrieren mag zunächst schwer erscheinen, zahlt sich aber aus.

Gerade ehrgeizige Menschen, sogenannte Performer, setzen sich selbst stark unter Druck. Immer auf Abruf stehen, der oder die Schnellste sein, das hebt das Selbstwertgefühl, man fühlt sich lebendig und gebraucht. Doch diese Art mit den eigenen Ressourcen umzugehen ist auf Dauer schädlich. "Unter anderem, weil wir uns dadurch die Möglichkeit nehmen, Flow zu erleben", erklärt Arbeitspsychologin Andrea Hufnagel. Dieses berauschende Gefühl, sich in eine Sache zu vertiefen, alles andere zu vergessen und darin aufzugehen.

Wenn das Hirn ständigen Reizüberflutungen ausgesetzt ist, wird es immer schwieriger abzuschalten. Manche Menschen können abends nicht einschlafen, weil sie unbewusst das Gefühl haben, eine Fülle an Aufgaben nicht zu Ende geführt zu haben. Durch anhaltende Schlafstörungen kommt zum Stress noch die Übermüdung hinzu. All das kann auf Dauer zum Burnout führen oder zur Depression.

Um aus dieser Falle wieder rauszukommen, brauchen viele Menschen Hilfe. Dafür gibt es Kuren und Kurse, in denen man Achtsamkeitsübungen, Quigong, Yoga, etc., lernt. Viele finden dadurch wieder ins Gleichgewicht. Doch eine Behandlung von mehreren Wochen reicht häufig nicht aus, um einen Rückfall zu vermeiden. Dazu müssten wir unseren Lebensstil ändern.

Doch das braucht Training. Dazu gehört, dass man den hochtourigen Arbeitsmodus nicht in der der Freizeit fortsetzt. Viele Ratgeber empfehlen, öfter mal nichts zu tun. Doch gerade wenn wir plötzlich nichts tun, merken wir, wie erschöpft wir sind, wie leer wir uns fühlen. Ein unangenehmer Zustand. Da greifen viele lieber wieder gleich zum Handy oder legen bei der Arbeit noch eine Schippe drauf, um sich davon abzulenken. "Nichtstun ist etwas, was wir erst wieder lernen müssen", erklärt Arbeitspsychologin Andrea Hufnagel. Das sei wie beim Joggen. Da werden am Anfang auch nicht gleich Endorphine ausgestoßen, das sei eher mühsam. "Die positiven Effekte entwickeln sich erst mit der Zeit."

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